טבלאות או לא להיות – ניהול זמן
מרגישים שאתם עובדים מסביב לשעון או שאתם מכורים לעבודה, או פשוט נותנים לזמן לנהל אתכם?
רוצים לשנות כיוון בקריירה ולא מוצאים את הזמן? הפתרון נעוץ בתכנון מקדים של לוחות זמנים וקביעת יעדים ריאליים.
הנה כמה רעיונות כיצד תוכלו להספיק הכל בפחות זמן.
כדי להתחיל בתכנון הזמן בדרך היעילה ביותר, חשוב להבין כמה זמן עומד לרשותכם במהלך כל יום.
עִקבו אחר ההתנהלות שלכם: כמה שעות אתם ישנים בלילה, כמה זמן מוקדש להתארגנות בבוקר,
כמה זמן נמשכת הנסיעה הלוך ושוב לעבודה או ללימודים ומהם, כמה זמן נחוץ לארוחות ולסידורים יומיומיים.
תעדו יום שגרתי בחייכם, וכִתבו כמה זמן מצריכה כל משימה יומיומית, עד הפרט הקטן ביותר – מקלחת, שעת סיפור לילדים, צפייה בטלוויזיה ועוד.
בחנו את הרשימה שהכנתם, לימדו היכן אתם מבזבזים זמן שלא לצורך, אילו משימות הן בגדר חובה, ועל מה תוכלו לוותר.
עכשיו כתבו לעצמכם מהם המטרות והיעדים שלכם. במילים אחרות, מה תרצו להספיק, וכמה זמן נחוץ לכך, על פי השערתכם.
צרו סדר עדיפויות בין המשימות שיש לבצע מדי יום או מדי שבוע, והביאו בחשבון את סדר המשימות:
למשל, שיחת טלפון ללקוח עשויה להוביל לפרויקט, שיוביל לפגישה וכדומה.
פנו זמן גם למשימות בלתי-צפויות בלוח הזמנים שקבעתם לעצמכם.
אחת השיטות הנפוצות לניהול זמן היא שיטת SMART, ראשית תיבות של: Specific – הגדרת מטרה ברורה בה תוכלו למקד את מאמציכם.
שאלו את עצמכם מה ברצונכם להשיג, מדוע מטרה זו חשובה לכם, ולאילו משאבים תזדקקו כדי להשיג אותה.
Measurable – המטרה שלכם בניהול זמן צריכה להיות בת-מדידה, כך שתוכלו לעקוב אחר התקדמותכם ולהישאר ממוקדים.
המדידה עונה על השאלות: כמה זמן זה ייקח? איך אדע מתי זה בוצע? וכמה אצטרך להשקיע בכל משימה? למשל, כך תדעו כמה זמן תארך הסבה מקצועית,
כמה כסף וזמן יהיה עליכם להשקיע בכל המשימות הכרוכות בהסבה, ותבינו שהמשימה בוצעה כאשר תקבלו תעודת סיום.
Achievable – המטרה שלכם צריכה להיות בת-השגה. לכן, יש לתכנן היטב את הצעדים בדרך להשגתה ואת הזמן שתצטרכו להשקיע, כולל שיקולים פיננסיים ואילוצים שעלולים לצוץ לאורך הדרך.
Relevant – עליכם לבדוק שהמשימה אכן רלבנטית עבורכם; למשל, שבחרתם את תחום ההסבה הנכון עבורכם, והאם היא מתבצעת בזמן הנכון בשלב זה בחייכם.
Time bound – עליכם להגדיר תאריך יעד, על מנת שתוכלו לתכנן את צעדיכם בהתאם, ולתעדף משימות מדי יום ביומו כדי להגיע ליעד זה.
כלים טובים לניהול זמן ולביצוע משימות ניתן למצוא באינטרנט או באפליקציות. למשל, toggl.com היא תוכנת מעקב המאפשרת לעקוב אחר משימות,
יש בה טיימר, והיא שולחת התראות אוטומטיות.
היא מסייעת להבין כמה כסף עולה לכם כל משימה, וכמה כסף תרוויחו מכל משימה. היא גם מנתחת עבורכם נתונים כדי שתוכלו לקבל החלטות מושׂכלות.
אפליקציה מומלצת נוספת היא Todoist, יישום ניהול משימות המאפשר לתעדף משימות ופרויקטים, ולעקוב אחר השלמתם בכל זמן ומכל מקום.
לסיכום, ניהול חכם של הזמן יאפשר לכם להשיג יותר, לעבוד וללמוד במקביל, ולבצע הסבה מקצועית תוך ניהול יעיל של הזמן.
זִכרו את עיקרון פארטו: 80% מהתוצאות שלכם נובעים מ-20% מהפעולות שלכם. לכן, התמקדו ב-20% מהפעולות שמניבות 80% מהתוצאות, ותגיעו רחוק.
רוצים לשנות כיוון בקריירה ולא מוצאים את הזמן? הפתרון נעוץ בתכנון מקדים של לוחות זמנים וקביעת יעדים ריאליים.
הנה כמה רעיונות כיצד תוכלו להספיק הכל בפחות זמן.
מתעדים את שיגרת היומיום
כדי להתחיל בתכנון הזמן בדרך היעילה ביותר, חשוב להבין כמה זמן עומד לרשותכם במהלך כל יום.
עִקבו אחר ההתנהלות שלכם: כמה שעות אתם ישנים בלילה, כמה זמן מוקדש להתארגנות בבוקר,
כמה זמן נמשכת הנסיעה הלוך ושוב לעבודה או ללימודים ומהם, כמה זמן נחוץ לארוחות ולסידורים יומיומיים.
תעדו יום שגרתי בחייכם, וכִתבו כמה זמן מצריכה כל משימה יומיומית, עד הפרט הקטן ביותר – מקלחת, שעת סיפור לילדים, צפייה בטלוויזיה ועוד.
בחנו את הרשימה שהכנתם, לימדו היכן אתם מבזבזים זמן שלא לצורך, אילו משימות הן בגדר חובה, ועל מה תוכלו לוותר.
הגדרת מטרות ויעדים
עכשיו כתבו לעצמכם מהם המטרות והיעדים שלכם. במילים אחרות, מה תרצו להספיק, וכמה זמן נחוץ לכך, על פי השערתכם.
צרו סדר עדיפויות בין המשימות שיש לבצע מדי יום או מדי שבוע, והביאו בחשבון את סדר המשימות:
למשל, שיחת טלפון ללקוח עשויה להוביל לפרויקט, שיוביל לפגישה וכדומה.
פנו זמן גם למשימות בלתי-צפויות בלוח הזמנים שקבעתם לעצמכם.
השיטה שמתאימה לכם
אחת השיטות הנפוצות לניהול זמן היא שיטת SMART, ראשית תיבות של: Specific – הגדרת מטרה ברורה בה תוכלו למקד את מאמציכם.
שאלו את עצמכם מה ברצונכם להשיג, מדוע מטרה זו חשובה לכם, ולאילו משאבים תזדקקו כדי להשיג אותה.
Measurable – המטרה שלכם בניהול זמן צריכה להיות בת-מדידה, כך שתוכלו לעקוב אחר התקדמותכם ולהישאר ממוקדים.
המדידה עונה על השאלות: כמה זמן זה ייקח? איך אדע מתי זה בוצע? וכמה אצטרך להשקיע בכל משימה? למשל, כך תדעו כמה זמן תארך הסבה מקצועית,
כמה כסף וזמן יהיה עליכם להשקיע בכל המשימות הכרוכות בהסבה, ותבינו שהמשימה בוצעה כאשר תקבלו תעודת סיום.
Achievable – המטרה שלכם צריכה להיות בת-השגה. לכן, יש לתכנן היטב את הצעדים בדרך להשגתה ואת הזמן שתצטרכו להשקיע, כולל שיקולים פיננסיים ואילוצים שעלולים לצוץ לאורך הדרך.
Relevant – עליכם לבדוק שהמשימה אכן רלבנטית עבורכם; למשל, שבחרתם את תחום ההסבה הנכון עבורכם, והאם היא מתבצעת בזמן הנכון בשלב זה בחייכם.
Time bound – עליכם להגדיר תאריך יעד, על מנת שתוכלו לתכנן את צעדיכם בהתאם, ולתעדף משימות מדי יום ביומו כדי להגיע ליעד זה.
כלים לניהול זמן
כלים טובים לניהול זמן ולביצוע משימות ניתן למצוא באינטרנט או באפליקציות. למשל, toggl.com היא תוכנת מעקב המאפשרת לעקוב אחר משימות,
יש בה טיימר, והיא שולחת התראות אוטומטיות.
היא מסייעת להבין כמה כסף עולה לכם כל משימה, וכמה כסף תרוויחו מכל משימה. היא גם מנתחת עבורכם נתונים כדי שתוכלו לקבל החלטות מושׂכלות.
אפליקציה מומלצת נוספת היא Todoist, יישום ניהול משימות המאפשר לתעדף משימות ופרויקטים, ולעקוב אחר השלמתם בכל זמן ומכל מקום.
לסיכום, ניהול חכם של הזמן יאפשר לכם להשיג יותר, לעבוד וללמוד במקביל, ולבצע הסבה מקצועית תוך ניהול יעיל של הזמן.
זִכרו את עיקרון פארטו: 80% מהתוצאות שלכם נובעים מ-20% מהפעולות שלכם. לכן, התמקדו ב-20% מהפעולות שמניבות 80% מהתוצאות, ותגיעו רחוק.
